上海市奉賢區(qū)檔案局關(guān)于2018年檔案行政執(zhí)法檢查的情況通報(bào)
奉檔〔2018〕22號(hào)
奉賢區(qū)檔案局關(guān)于2018年檔案行政執(zhí)法檢查
的情況通報(bào)
各一級(jí)立檔單位：
為深入貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《上海市檔案條例》及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下本市檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》等文件精神和要求，有力推動(dòng)全區(qū)檔案工作依法有序開(kāi)展，奉賢區(qū)檔案局組織開(kāi)展了2018年度檔案行政執(zhí)法檢查工作，對(duì)41家單位的檔案工作開(kāi)展了實(shí)地檢查?，F(xiàn)將有關(guān)檢查情況通報(bào)如下：
一、檢查方式
為進(jìn)一步推進(jìn)簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng)新事中事后監(jiān)管方式，規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，區(qū)檔案局首次采用“雙隨機(jī)一公開(kāi)”工作機(jī)制開(kāi)展檔案行政執(zhí)法檢查，按照一定比例從全區(qū)81家一級(jí)立檔單位中隨機(jī)抽取檢查對(duì)象，從執(zhí)法人員名錄庫(kù)中隨機(jī)選派人員進(jìn)行執(zhí)法檢查，并通過(guò)奉賢檔案信息網(wǎng)及時(shí)公開(kāi)行政執(zhí)法檢查結(jié)果，切實(shí)提升了執(zhí)法檢查的實(shí)效性，確保了檢查的公平公正、透明高效。
二、檢查內(nèi)容
本次執(zhí)法檢查內(nèi)容涵蓋檔案法律法規(guī)的宣傳貫徹、工作機(jī)制的建立落實(shí)、工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)和監(jiān)督指導(dǎo)等六個(gè)方面，并結(jié)合上海市檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案安全工作的通知》文件要求，依法對(duì)各單位檔案安全工作進(jìn)行實(shí)地檢查，要求各單位嚴(yán)格落實(shí)檔案安全管理責(zé)任制，做好檔案安全防范工作。
三、基本情況
1.依法依規(guī)，檔案工作機(jī)制進(jìn)一步明確。檢查單位均能?chē)?yán)格落實(shí)檔案工作機(jī)制，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)，指定人員負(fù)責(zé)，并將檔案工作納入本部門(mén)、本單位工作計(jì)劃、議事日程和考核內(nèi)容；制定完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，為檔案管理制度化、規(guī)范化提供保障。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局、公安奉賢分局、交能集團(tuán)等單位高度重視檔案工作，對(duì)所屬單位檔案工作開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查、交流等活動(dòng)，切實(shí)履行監(jiān)督和指導(dǎo)職能，有效保障了檔案工作的完整性和系統(tǒng)性。
2.依法履職，檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)一步夯實(shí)。大部分單位能認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，按照新版《歸檔文件整理規(guī)則》加強(qiáng)對(duì)文件材料的收集和歸檔，確保檔案資源齊全完整、統(tǒng)一管理；切實(shí)加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，不斷豐富室藏各門(mén)類(lèi)、各載體檔案資源；深入挖掘和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為本部門(mén)、本單位重點(diǎn)工作、業(yè)務(wù)管理和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供參考和依據(jù)。區(qū)綠化市容局、區(qū)紀(jì)委以及其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)變動(dòng)較大的單位認(rèn)真修訂《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，加強(qiáng)文件材料收集、歸檔，確保檔案資源齊全完整、統(tǒng)一管理。區(qū)法院、區(qū)房管局等單位健全榮譽(yù)、聲像等各種門(mén)類(lèi)、載體檔案，并實(shí)行集中統(tǒng)一保管。
3.依法治檔，檔案法治意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案工作對(duì)于檔案干部的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)都有著較高要求。本次執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，大部分單位的檔案干部能夠規(guī)范細(xì)致做好本職工作，按照本單位制定的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》收集各部門(mén)的文件材料，做到收集好、保管好、利用好，不斷推進(jìn)了依法治檔、依法管檔的進(jìn)程，促進(jìn)了全區(qū)檔案事業(yè)加快發(fā)展的良好環(huán)境。區(qū)水務(wù)局、區(qū)衛(wèi)計(jì)委、區(qū)建管委等單位積極組織基層檔案干部參加區(qū)檔案局組織的檔案新規(guī)則業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促使檔案干部領(lǐng)會(huì)并掌握新規(guī)則的整理要求，為有效開(kāi)展工作打下扎實(shí)基礎(chǔ)。
4.依法建庫(kù)，檔案安全保障力度進(jìn)一步加大。大部分檢查單位建立了檔案室，并積極改善檔案庫(kù)房保管條件，按檔案安全保管要求配置了檔案柜架等裝具，配備了防盜門(mén)（窗）、空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，確保了檔案的安全保管。區(qū)信訪辦、區(qū)民政局、區(qū)統(tǒng)計(jì)局、區(qū)發(fā)改委、區(qū)委黨校、團(tuán)區(qū)委、東方美谷公司等單位在整體搬遷之前就已優(yōu)先考慮設(shè)置檔案室，為檔案安全保管提供有力保障。區(qū)法院、公安奉賢分局、區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局、區(qū)房管局等單位嚴(yán)格落實(shí)安全防護(hù)措施（防塵、防光、溫濕度調(diào)控等），確保檔案安全保管。
四、存在問(wèn)題
1.檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)不夠規(guī)范，影響了歸檔材料的質(zhì)量。部分單位不重視平時(shí)對(duì)文件材料的形成積累，沒(méi)有嚴(yán)格按照本單位的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》對(duì)文件材料進(jìn)行全面收集，歸檔不完整、不及時(shí)；沒(méi)有嚴(yán)格按照新《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，存在文件組件不合理、保管期限劃定不準(zhǔn)確、裝訂及題名著錄不規(guī)范等問(wèn)題；榮譽(yù)、聲像等各種門(mén)類(lèi)、載體檔案收集不完整，單位檔案門(mén)類(lèi)不全、載體單一。
2.檔案的安全監(jiān)管不夠到位，影響了檔案實(shí)體的安全。部分單位檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備配備不到位，溫濕度控制、消防等必要的設(shè)施設(shè)備未配備齊全，監(jiān)管措施不夠有力，檔案安全保管存在一定的隱患。一些單位檔案室未定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，設(shè)施設(shè)備已出現(xiàn)故障；一些單位沒(méi)有定期清掃除塵等，庫(kù)房清潔不達(dá)標(biāo)，有蟲(chóng)霉現(xiàn)象發(fā)生；一些單位在檔案移交、數(shù)字化、外包以及人員調(diào)離時(shí)交接不規(guī)范，借閱登記、審批及催交等手續(xù)執(zhí)行不嚴(yán)格；一些單位辦公地點(diǎn)搬遷變動(dòng)，對(duì)檔案實(shí)體安全造成一定的隱患。
3.對(duì)下屬單位的監(jiān)督指導(dǎo)不夠，影響了檔案工作的平衡發(fā)展。部分單位對(duì)下級(jí)單位的檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，責(zé)任不到位,沒(méi)有組織開(kāi)展檔案工作培訓(xùn)、交流、指導(dǎo)以及監(jiān)督檢查，對(duì)下屬單位《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》未進(jìn)行審核,基層單位檔案工作體制不順、組織不全、制度不嚴(yán)、管理不善、業(yè)務(wù)不規(guī)范。
4.檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，影響了檔案工作的有序開(kāi)展。檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，力量比較薄弱，身兼多職，“兼而不管”;個(gè)別人員剛經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，對(duì)檔案工作剛剛?cè)腴T(mén)，工作崗位就變動(dòng)又換了新手，大大影響檔案工作的連續(xù)性、有序性，也影響了檔案工作的質(zhì)量。
五、下階段工作要求
1.持續(xù)加強(qiáng)對(duì)基層單位的監(jiān)督指導(dǎo)，促進(jìn)全區(qū)檔案工作有序發(fā)展。各單位要切實(shí)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局8、10號(hào)令的要求，進(jìn)一步規(guī)范各門(mén)類(lèi)、載體文件材料的收集、整理和歸檔工作，不斷豐富室藏檔案資源；對(duì)標(biāo)新《歸檔文件整理規(guī)則》要求，進(jìn)一步加強(qiáng)歸檔文件整理工作，規(guī)范操作流程，全面提升年度歸檔工作質(zhì)量；要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化管理納入本部門(mén)、本單位信息化建設(shè)規(guī)劃目標(biāo)之中，促進(jìn)檔案工作更好發(fā)展。
2.持續(xù)加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控和治理，筑牢檔案實(shí)體安全防線。各單位要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全責(zé)任，提升檔案人員安全防范意識(shí)，不斷完善檔案安全保障各項(xiàng)措施，有效防范各種檔案安全風(fēng)險(xiǎn)；高度重視檔案庫(kù)房精細(xì)化管理，在檔案查借閱利用、數(shù)字化、移交和接收等過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行登記、交接、審查等制度，堅(jiān)決防止檔案實(shí)體丟失，確保檔案實(shí)體安全。
3.全面提高全區(qū)檔案法治意識(shí)，優(yōu)化檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。結(jié)合“七五”普法工作，各單位要繼續(xù)深入開(kāi)展檔案法律法規(guī)宣傳活動(dòng)，不斷擴(kuò)大檔案普法覆蓋面，積極打造傳統(tǒng)方式與微信、網(wǎng)站等在線平臺(tái)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的立體化檔案普法宣傳陣地，不斷提高檔案普法宣傳的親和力、吸引力和影響力。同時(shí)，各單位要以檔案行政執(zhí)法檢查為契機(jī)，采取多種形式深入開(kāi)展《中華人民共和國(guó)檔案法》《上海市檔案條例》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳活動(dòng)，使檔案工作步入規(guī)范化、制度化、法制化軌道，提升檔案工作依法管理水平。
4.全面推進(jìn)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，為檔案工作注入發(fā)展動(dòng)力。各單位要進(jìn)一步重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，配好、配強(qiáng)檔案人員，保持隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定；進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，及時(shí)選派檔案干部參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案干部理論聯(lián)系實(shí)際，邊學(xué)邊干，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中進(jìn)步，培養(yǎng)造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的檔案人才隊(duì)伍，不斷推動(dòng)全區(qū)檔案事業(yè)向前發(fā)展。
各單位要嚴(yán)格按照《檢查意見(jiàn)書(shū)》的要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)查找不足，切實(shí)將各項(xiàng)要求和措施落實(shí)到今后的工作中。區(qū)檔案局將每年組織開(kāi)展行政檢查并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，不斷推進(jìn)奉賢區(qū)檔案管理水平再上新臺(tái)階。
上海市奉賢區(qū)檔案局
2018年11月29日
上海市奉賢區(qū)檔案局辦公室 2018年12月4日印發(fā)
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